Welche Pflichten für Handwerksbetriebe gelten
Das teuerste Risiko dieser Branche und die Pflichten, die jeden Betrieb mit Personal treffen — jede Angabe mit ihrer Fundstelle. Wo wir eine Pflicht nicht sicher belegen können, steht sie hier nicht.
Zahlungsausfall & Gewährleistung — was gilt für Handwerksbetriebe?
Liquiditätsengpässe durch spät zahlende Kunden sind Insolvenzgrund Nr. 1 im Handwerk, die Gewährleistungsfrist bei Bauleistungen läuft 5 Jahre (§634a BGB). Mahnwesen und Gewährleistungs-Tracker in den Rechnungen behalten beides im Blick.
Sicherheitsunterweisungen dokumentationspflichtig — was gilt für Handwerksbetriebe?
DGUV Vorschrift 1 §4 verlangt eine Erstunterweisung plus mindestens jährliche Wiederholung — bei einer Kontrolle oder nach einem Unfall zählt der Nachweis, nicht die Erinnerung. Der Unterweisungsnachweis zeigt auf einen Blick, wer überfällig ist.
Bauabzugsteuer bei Geschäftskunden (§48 EStG) — was gilt für Handwerksbetriebe?
Beauftragt dich ein Unternehmer (nicht Privatkunde) mit einer Bauleistung, muss er ohne gültige Freistellungsbescheinigung 15% deines Rechnungsbetrags einbehalten und ans Finanzamt abführen — das Geld fehlt dir dann erstmal. Bescheinigungsnummer und Gültigkeit lassen sich in den Einstellungen hinterlegen.
Was Handwerksbetriebe zusätzlich trifft
Diese 9 Pflichten folgen aus der Tätigkeit selbst. Ein Betrieb einer anderen Branche hat sie nicht — deshalb stehen sie hier und nicht im Abschnitt darunter.
Verschärfte Aufzeichnung: Beginn, Ende und Dauer — was verlangt § 17 Abs. 1 MiLoG?
Für geringfügig Beschäftigte und für die in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftszweige — darunter Bau, Gaststätten, Personenbeförderung, Speditionen, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft und Messebau — müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden.
Arbeitsmittel wiederkehrend prüfen lassen — was verlangt § 14 BetrSichV?
Arbeitsmittel, die Schäden verursachenden Einflüssen unterliegen, sind durch eine zur Prüfung befähigte Person wiederkehrend prüfen zu lassen. Das Ergebnis ist aufzuzeichnen und bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren — Leitern, Gerüste, Hebebühnen und ortsveränderliche elektrische Geräte fallen darunter.
Gefahrstoffverzeichnis führen — was verlangt § 6 Abs. 12 GefStoffV?
Der Arbeitgeber hat ein Verzeichnis der im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe zu führen, in dem auf die entsprechenden Sicherheitsdatenblätter verwiesen wird. Es muss allen betroffenen Beschäftigten zugänglich sein.
Pflichtvorsorge veranlassen — was verlangt § 4 ArbMedVV?
Bei bestimmten Tätigkeiten — unter anderem mit Gefahrstoffen, Biostoffen oder Feuchtarbeit über vier Stunden täglich — muss der Arbeitgeber arbeitsmedizinische Pflichtvorsorge veranlassen, bevor die Tätigkeit aufgenommen wird, und danach in regelmässigen Abständen.
Bauabzugsteuer: Freistellungsbescheinigung vorlegen — was verlangt § 48 EStG?
Beauftragt ein Unternehmer eine Bauleistung, muss er ohne gültige Freistellungsbescheinigung 15 Prozent des Rechnungsbetrags einbehalten und ans Finanzamt abführen. Ohne Bescheinigung fehlt dem Bauleistenden dieses Geld erst einmal.
Eintragung in die Handwerksrolle — was verlangt § 1 HwO?
Der selbständige Betrieb eines zulassungspflichtigen Handwerks der Anlage A ist nur den in der Handwerksrolle eingetragenen Personen gestattet. Wer ohne Eintragung betreibt, handelt ordnungswidrig — und seine Verträge stehen im Streit.
Betriebsanweisung für Gefahrstoffe erstellen — was verlangt § 14 Abs. 1 GefStoffV?
Zu den Gefahrstoffen im Betrieb gehört eine schriftliche Betriebsanweisung in verständlicher Form und Sprache: welche Stoffe, welche Gefahren, welche Schutzmassnahmen, was bei einem Unfall zu tun ist. Auf ihrer Grundlage wird unterwiesen.
Sofortmeldung am ersten Arbeitstag — was verlangt § 28a Abs. 4 SGB IV?
In den Wirtschaftsbereichen mit verschärfter Kontrolle — Bau, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition und Logistik, Schausteller, Forst, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Wach- und Sicherheitsgewerbe, Prostitutionsgewerbe — ist jede Beschäftigung **spätestens bei Aufnahme der Arbeit** zu melden. Nicht mit der Abrechnung: am ersten Tag.
Ausweispapiere bei der Arbeit mitführen — was verlangt § 2a Abs. 1 SchwarzArbG?
In denselben Wirtschaftsbereichen müssen alle Beschäftigten ihren Personalausweis, Pass oder Ersatzpapiere bei der Arbeit dabeihaben — und der Arbeitgeber muss sie nachweislich darauf hinweisen. Der Hinweis ist aufzubewahren.
Was zusätzlich für jeden Betrieb mit Personal gilt
Diese Pflichten hängen nicht an der Branche, sondern daran, dass jemand Mitarbeiter hat und Rechnungen schreibt. Sie treffen Handwerksbetriebe mit einer Aushilfe genauso wie solche mit dreißig Beschäftigten.
Arbeitszeit über acht Stunden aufzeichnen — was verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG?
Die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit ist aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Das gilt unabhängig von der Betriebsgröße — auch für den Betrieb mit einer einzigen Aushilfe.
Höchstarbeitszeit einhalten — was verlangt § 3 ArbZG?
Acht Stunden werktäglich. Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist zulässig, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden.
Ruhepausen gewähren — was verlangt § 4 ArbZG?
Mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeitszeit, mindestens 45 Minuten bei mehr als neun Stunden. Teilbar in Abschnitte von je mindestens 15 Minuten. Länger als sechs Stunden hintereinander darf nicht ohne Ruhepause gearbeitet werden.
Ruhezeit zwischen zwei Schichten — was verlangt § 5 ArbZG?
Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit müssen mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen. Für einzelne Bereiche — unter anderem Gaststätten, Pflege und Verkehrsbetriebe — lässt § 5 Abs. 2 eine Verkürzung auf zehn Stunden zu, wenn sie ausgeglichen wird.
Verschärfte Aufzeichnung in bestimmten Branchen — was verlangt § 17 Abs. 1 MiLoG?
Für geringfügig Beschäftigte und für die in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftszweige — darunter Bau, Gaststätten, Personenbeförderung, Speditionen, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft und Messebau — müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden.
Unterweisung im Arbeitsschutz — was verlangt DGUV Vorschrift 1, § 4?
Beschäftigte sind über Sicherheit und Gesundheitsschutz zu unterweisen — bei der Einstellung und danach mindestens einmal jährlich. Bei einer Prüfung oder nach einem Unfall zählt der Nachweis, nicht die Erinnerung.
Wesentliche Vertragsbedingungen schriftlich aushändigen — was verlangt § 2 NachwG?
Die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses sind schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen — seit der Neufassung 2022 zu großen Teilen bereits am ersten Arbeitstag. Ein Verstoß ist bußgeldbewehrt.
Ausbildungsvertrag und betrieblicher Ausbildungsplan — was verlangt § 11 BBiG?
Wer ausbildet, muss den wesentlichen Inhalt des Ausbildungsvertrags schriftlich niederlegen — einschließlich der sachlichen und zeitlichen Gliederung der Ausbildung. Der betriebliche Ausbildungsplan ist damit Pflichtbestandteil, nicht Kür.
Schriftlicher Ausbildungsnachweis (Berichtsheft) — was verlangt § 13 BBiG?
Auszubildende müssen einen schriftlichen Ausbildungsnachweis führen; der Betrieb hat sie dazu anzuhalten und die Nachweise durchzusehen (§ 14 Abs. 1 Nr. 4 BBiG) sowie ihnen Gelegenheit zu geben, den Nachweis während der Ausbildungszeit zu führen (§ 14 Abs. 2 BBiG). Ein ordnungsgemäß geführtes Berichtsheft ist Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung — es fehlt also nicht nur eine Formalie, wenn es fehlt.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten — was verlangt Art. 30 DSGVO?
Wer personenbezogene Daten verarbeitet, führt ein Verzeichnis darüber. Die Ausnahme für Betriebe unter 250 Beschäftigten greift praktisch kaum, sobald die Verarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt oder Beschäftigtendaten betroffen sind — und beides trifft auf jeden Betrieb mit Personal zu.
Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Dienstleister — was verlangt Art. 28 Abs. 3 DSGVO?
Wer personenbezogene Daten von einem Dienstleister verarbeiten lässt — Software, Lohnbüro, Rechenzentrum —, braucht mit ihm einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung. Ohne diesen Vertrag ist die Verarbeitung selbst angreifbar.
Datenschutzbeauftragten bestellen — was verlangt § 38 Abs. 1 BDSG?
Zu benennen, sobald in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Die Schwelle zählt Köpfe, nicht Vollzeitstellen — Teilzeitkräfte und Aushilfen zählen mit.
Auskunft geben können — was verlangt Art. 15 DSGVO?
Jede betroffene Person — auch der eigene Mitarbeiter — kann Auskunft darüber verlangen, welche Daten über sie verarbeitet werden. Wer die Frage nicht in vertretbarer Zeit beantworten kann, hat ein Problem, das mit der Antwort nichts zu tun hat.
Pflichtangaben auf der Rechnung — was verlangt § 14 Abs. 4 UStG?
Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag. Fehlt eine dieser Angaben, kann dem Empfänger der Vorsteuerabzug versagt werden — der Ärger landet also beim Kunden.
Strukturierte Rechnungen empfangen können — was verlangt § 14 UStG (E-Rechnung)?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im Geschäft mit anderen Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand greift gestaffelt später — die Empfangspflicht gilt bereits jetzt und ohne Übergangsfrist.
Diese Liste kennt jeder Betrieb — bis zu dem Tag, an dem eine Frist abläuft und niemand daran gedacht hat. Buchung, Schichtplan, Zeiterfassung und Rechnung laufen bei Emalito in einem System, und die Vorschriften werden mitgeprüft: die Pause, bevor die Schicht im Plan steht, die Unterweisung, bevor sie überfällig ist.
Diese Seite nennt zu jeder Pflicht die Norm, auf die sie sich stützt, und lässt offen, was sich nicht allgemein sagen lässt — Tarif- und Betriebsvereinbarungen, Regelungen, die je Bundesland abweichen, und die Sonderregeln des Jugendarbeitsschutzgesetzes. Sie ersetzt keine Rechtsberatung.