Was seit 2022 im Arbeitsvertrag stehen muss
Das Nachweisgesetz hat zum 1. August 2022 8 neue Pflichtangaben bekommen — und seither ist der Verstoss bussgeldbewehrt: bis 2 000 Euro, je Fall. Wer eine Vertragsvorlage von vorher weiterverwendet, erfüllt das Gesetz nicht mehr. Hak deinen Vertrag durch.
Die Frist, die am häufigsten gerissen wird
Fast alle rechnen mit „einem Monat". Tatsächlich sind die wichtigsten Angaben schon am ersten Tag der Arbeitsleistung auszuhändigen — Vertragsparteien, Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit, Entgelt, Arbeitszeit und die Probezeit. Wer den Vertrag „in den nächsten Tagen" nachreicht, ist bereits zu spät.
Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Seit dem 1. August 2022 ist die Liste deutlich länger — unter anderem um Probezeit, Zusammensetzung des Entgelts, Ruhepausen, Überstundenanordnung und das Kündigungsverfahren.
Die wichtigsten Angaben sind bereits am ersten Tag der Arbeitsleistung auszuhändigen, weitere binnen sieben Kalendertagen, der Rest binnen eines Monats nach dem vereinbarten Beginn. Ein „wir machen den Vertrag nächste Woche" reisst also bereits die erste Frist.
Wer den Nachweis nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigt, handelt ordnungswidrig. Die Geldbusse kann bis zu 2 000 Euro betragen — je Fall, nicht je Betrieb.
Eine Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen ist dem Arbeitnehmer spätestens an dem Tag mitzuteilen, an dem sie wirksam wird. Eine Gehaltserhöhung oder ein Wechsel des Arbeitsorts löst die Pflicht also erneut aus.
Häufige Fragen zum Nachweisgesetz
Was hat sich 2022 am Nachweisgesetz geändert?
Zum 1. August 2022 wurde die EU-Arbeitsbedingungenrichtlinie umgesetzt. Zwei Dinge sind seither anders: Die Liste der niederzulegenden Vertragsbedingungen in § 2 Abs. 1 NachwG ist deutlich länger — 8 der insgesamt 15 Angaben kamen neu dazu, darunter die Dauer der Probezeit, die getrennte Zusammensetzung des Entgelts, die vereinbarten Ruhepausen, die Voraussetzungen für Überstundenanordnung und das bei einer Kündigung einzuhaltende Verfahren. Und ein Verstoss ist seither eine Ordnungswidrigkeit nach § 4 NachwG, die mit bis zu 2 000 Euro geahndet werden kann.
Bis wann muss der Nachweis vorliegen?
Gestaffelt, und das wird am häufigsten falsch gemacht. Die wichtigsten Angaben — Vertragsparteien, Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit, Entgelt, Arbeitszeit, Probezeit — sind nach § 2 Abs. 1 Satz 4 Nr. 1 NachwG bereits am ERSTEN Tag der Arbeitsleistung auszuhändigen. Weitere Angaben folgen binnen sieben Kalendertagen, der Rest binnen eines Monats nach dem vereinbarten Beginn. Wer den Vertrag „in den nächsten Tagen" nachreicht, hat die erste Frist bereits gerissen.
Gilt das auch für Minijobber und Aushilfen?
Ja. Das Nachweisgesetz gilt für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer; eine Untergrenze nach Stundenzahl oder Vertragsart kennt es nicht. Ausgenommen sind nach § 1 NachwG lediglich Aushilfen für eine vorübergehende Beschäftigung von höchstens einem Monat. Bei Minijobbern kommt die Aufzeichnungspflicht des § 17 Abs. 1 MiLoG hinzu.
Reicht eine E-Mail als Nachweis?
Nur unter Bedingungen. Die Niederschrift muss unterzeichnet und ausgehändigt werden; wird sie elektronisch übermittelt, muss sie in Textform zugänglich, speicherbar und ausdruckbar sein, und der Arbeitgeber muss einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis haben. Eine formlose E-Mail ohne Nachweis genügt also nicht. In den Wirtschaftsbereichen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz — Bau, Gastronomie, Speditionen, Fleischwirtschaft und weitere — ist die elektronische Form ausgeschlossen.
Was passiert bei einer Gehaltserhöhung?
Dann greift § 3 NachwG: Eine Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen ist dem Arbeitnehmer spätestens an dem Tag schriftlich mitzuteilen, an dem sie wirksam wird. Das gilt für jede Änderung der niedergelegten Angaben — Entgelt, Arbeitszeit, Arbeitsort, Tätigkeit. Nicht erfasst sind Änderungen der Gesetze oder Tarifverträge selbst.
Was kostet ein Verstoss?
Nach § 4 NachwG handelt ordnungswidrig, wer den Nachweis nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigt. Die Geldbusse kann bis zu 2 000 Euro betragen — und zwar je Fall, also je betroffenem Arbeitsverhältnis. Bei einem Betrieb mit zehn Beschäftigten und einer veralteten Vorlage summiert sich das.
Ist ein Arbeitsvertrag ohne Nachweis unwirksam?
Nein. Der Arbeitsvertrag bleibt wirksam — die Nachweispflicht ist eine eigenständige Pflicht des Arbeitgebers und keine Wirksamkeitsvoraussetzung. Praktische Folgen hat ein fehlender Nachweis trotzdem: Neben dem Bussgeld wirkt sich die fehlende Dokumentation in Streitfällen regelmässig zulasten des Arbeitgebers aus, weil er die vereinbarten Bedingungen nicht belegen kann.