Sicherheitsunterweisung dokumentieren — und wissen, wann die nächste fällig ist
Themen anklicken, Teilnehmer eintragen, als PDF zum Unterschreiben ausdrucken. Das Werkzeug rechnet die nächste Fälligkeit aus und sagt, was noch fehlt, damit der Nachweis im Ernstfall trägt — jeweils mit Fundstelle.
Häufige Themen zum Anklicken — keine Vorgabe. Was unterwiesen werden muss, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung deines Betriebs nach § 5 ArbSchG und ist je Arbeitsplatz verschieden.
Das Blatt ist schnell ausgefüllt. Das Problem kommt ein Jahr später: Emalito führt den Nachweis je Mitarbeiter mit — wer neu dazukommt, wer überfällig ist, wann die nächste Runde ansteht. Nicht als Erinnerung im Kalender, sondern als Liste, die von selbst zeigt, wer fehlt.
Welche Themen zu unterweisen sind, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG und ist für jeden Arbeitsplatz anders. Sondervorschriften für einzelne Gefährdungen — Gefahrstoffe, Biostoffe, Absturz — haben eigene Fristen und sind hier nicht abgebildet. Das ersetzt keine Rechtsberatung und keine sicherheitstechnische Betreuung.
Worauf die Unterweisungspflicht beruht
Drei Fundstellen: eine für die Pflicht selbst, eine für die Frequenz und die Dokumentation, eine für Jugendliche. Alles Weitere — Gefahrstoffe, Biostoffe, Absturz — hat eigene Verordnungen und lässt sich nicht allgemein zusammenfassen.
Beschäftigte sind über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit während der Arbeitszeit ausreichend und angemessen zu unterweisen — eigens auf ihren Arbeitsplatz ausgerichtet. Die Unterweisung muss bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und bei der Einführung neuer Arbeitsmittel vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen.
Die Unterweisung muss erforderlichenfalls wiederholt werden, mindestens aber einmal jährlich. Und sie muss dokumentiert werden — bei einer Begehung oder nach einem Unfall zählt genau dieser Nachweis, nicht die Erinnerung.
Jugendliche sind vor Beginn der Beschäftigung und bei wesentlicher Änderung der Arbeitsbedingungen über Unfall- und Gesundheitsgefahren zu unterweisen. Die Unterweisung ist mindestens halbjährlich zu wiederholen — für Auszubildende unter 18 gilt also die doppelte Frequenz.
Häufige Fragen zur Unterweisung
Wie oft muss unterwiesen werden?
Mindestens einmal jährlich. Das verlangt § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1. Zusätzlich muss nach § 12 Abs. 1 Arbeitsschutzgesetz anlassbezogen unterwiesen werden — bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und bei der Einführung neuer Arbeitsmittel, und zwar jeweils vor Aufnahme der Tätigkeit. Bei Jugendlichen unter 18 Jahren ist die Unterweisung nach § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz mindestens halbjährlich zu wiederholen.
Muss die Unterweisung dokumentiert werden?
Ja. § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 verlangt ausdrücklich, dass die Unterweisung dokumentiert wird. Bei einer Begehung oder nach einem Arbeitsunfall wird nicht gefragt, ob unterwiesen wurde, sondern ob es belegt ist — praktisch heisst das: Datum, Themen, unterweisende Person und die Unterschriften der Teilnehmer.
Welche Themen müssen unterwiesen werden?
Das steht in keinem Gesetz als feste Liste. Nach § 12 Abs. 1 ArbSchG muss die Unterweisung eigens auf den Arbeitsplatz oder den Aufgabenbereich der Beschäftigten ausgerichtet sein — welche Themen das sind, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG und ist für jeden Betrieb anders. Häufige Themen sind Flucht- und Rettungswege, Verhalten im Brandfall, Erste Hilfe, persönliche Schutzausrüstung und der sichere Umgang mit den eigenen Arbeitsmitteln.
Wer darf die Unterweisung durchführen?
Verantwortlich ist der Arbeitgeber (§ 12 Abs. 1 ArbSchG). Er kann die Durchführung an fachkundige Personen übertragen — etwa Vorgesetzte, Meister oder die Fachkraft für Arbeitssicherheit. Die Verantwortung dafür, dass unterwiesen wird, bleibt bei ihm; deshalb gehört auf den Nachweis, wer die Unterweisung tatsächlich durchgeführt hat.
Gilt das auch für Minijobber, Aushilfen und Leiharbeiter?
Ja. Das Arbeitsschutzgesetz kennt keine Untergrenze nach Beschäftigungsumfang — unterwiesen wird jede beschäftigte Person, unabhängig von Stundenzahl oder Vertragsart. Bei Leiharbeitnehmern trifft die Unterweisungspflicht für die konkrete Tätigkeit den Einsatzbetrieb.
Was passiert, wenn kein Nachweis vorliegt?
Fehlt die Dokumentation, gilt die Unterweisung im Zweifel als nicht erfolgt. Das kann bei einer Begehung durch die Aufsichtsbehörde oder die Berufsgenossenschaft beanstandet werden und wird nach einem Unfall zur Haftungsfrage. Der Nachweis ist deshalb kein Papierkram, sondern der einzige Beleg, den man im Ernstfall hat.