Kassenbuch führen — mit fortlaufendem Bestand, nicht mit einer Tabelle
Einnahmen und Ausgaben eintragen, der Bestand wird fortgeschrieben. Das Werkzeug meldet einen Kassenfehlbetrag, sobald rechnerisch mehr aus der Kasse geht, als je drin war — und kennt Storno statt Überschreiben, wie es § 146 Abs. 4 AO verlangt. Am Ende ein PDF für den Steuerberater.
| Datum | Art | Zweck | Beleg | Betrag | Bestand | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Noch nichts eingetragen. Fang mit dem Kassenbestand von heute Morgen an. | ||||||
Warum eine Excel-Tabelle hier nicht reicht
Drei Fundstellen tragen ein Kassenbuch: eine für die tägliche Aufzeichnung, eine für die Unveränderbarkeit und eine für die Aufbewahrung. Die zweite ist die, an der die meisten Kassen scheitern — in einer gewöhnlichen Tabelle lässt sich jede Zeile später ändern, ohne dass es jemand sieht.
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden. Maßgeblich ist der Tag des Vorgangs, nicht der Tag der Eingabe.
Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Eine falsche Zeile wird deshalb nicht bearbeitet, sondern durch eine Storno-Zeile ausgeglichen, die auf sie verweist.
Bücher und Aufzeichnungen sind zehn Jahre aufzubewahren. Das gilt für das Kassenbuch wie für die Belege dazu.
Häufige Fragen zum Kassenbuch
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Wer buchführungspflichtig ist und Bargeld einnimmt, muss seine Kasseneinnahmen und -ausgaben aufzeichnen — das verlangt § 146 Abs. 1 AO. Buchführungspflichtig ist nach § 141 AO, wer bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreitet, sowie nach § 140 AO jeder, der schon nach anderen Gesetzen Bücher führen muss (etwa eine GmbH nach dem HGB). Wer seinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, braucht kein Kassenbuch im engeren Sinn — die einzelnen Bareinnahmen aufzeichnen muss er nach § 22 UStG trotzdem.
Darf ich mein Kassenbuch in Excel führen?
Eine gewöhnliche Tabelle erfüllt § 146 Abs. 4 AO nicht: Dort darf eine Buchung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. In Excel lässt sich jede Zelle nachträglich überschreiben, ohne dass es jemand sieht. Deshalb wird eine reine Excel-Kasse bei einer Prüfung regelmässig beanstandet. Ein Kassenbuch muss stattdessen unveränderbar sein oder jede Änderung protokollieren.
Was ist ein Kassenfehlbetrag?
Ein rechnerisch negativer Kassenbestand — es wurde also mehr ausgegeben, als je in der Kasse war. Da eine Bargeldkasse nie weniger als null enthalten kann, ist das ein sicheres Zeichen, dass Einnahmen fehlen oder Vorgänge falsch erfasst sind. Für die Betriebsprüfung ist der Kassenfehlbetrag einer der stärksten Anhaltspunkte für eine nicht ordnungsmässige Kassenführung und kann zur Hinzuschätzung führen. Dieses Werkzeug meldet ihn, sobald der fortgeschriebene Bestand unter null fällt.
Wie korrigiere ich eine falsche Buchung?
Nicht durch Überschreiben oder Löschen, sondern durch eine Storno-Zeile, die auf die ursprüngliche Buchung verweist und sie betragsmässig ausgleicht. Das folgt aus § 146 Abs. 4 AO: Der ursprüngliche Inhalt muss feststellbar bleiben. Hier bleibt die falsche Zeile deshalb stehen und wird als storniert markiert, während die Gegenbuchung als eigene Zeile erscheint.
Wie lange muss ich das Kassenbuch aufbewahren?
Zehn Jahre. § 147 Abs. 1 Nr. 1 in Verbindung mit Abs. 3 AO nennt Bücher und Aufzeichnungen ausdrücklich. Die Frist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde. Die zugehörigen Belege gehören dazu — ein Kassenbuch ohne Belege ist nur die halbe Aufzeichnung.
Brauche ich eine TSE für mein Kassenbuch?
Nur wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne von § 146a AO eingesetzt wird, also etwa eine Registrierkasse oder ein Kassensystem. Diese Systeme brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Für die offene Ladenkasse — eine Geldkassette ohne elektronisches Kassensystem — gilt das nicht; sie muss aber täglich per Kassensturz gezählt und aufgezeichnet werden. Dieses Werkzeug ist für die offene Ladenkasse gedacht und ersetzt keine TSE.
Muss ich täglich eintragen?
§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO verlangt, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden sollen. Massgeblich ist dabei der Tag des Vorgangs, nicht der Tag der Eingabe. Wer erst am Monatsende alles nachträgt, hat keine ordnungsmässige Kassenführung — auch dann nicht, wenn die Summen am Ende stimmen.