Aufbewahrungsfristen — was 2026 vernichtet werden darf
„Zehn Jahre" weiß jeder. Wann die zehn Jahre anfangen, weiß kaum jemand: nicht am Belegdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres. Eine Rechnung von Januar 2016 darf deshalb erst 2027 weg — nicht 2026.
Das eine Jahr, das übersehen wird
Der Fristbeginn am Jahresende verschiebt jede Frist um bis zu zwölf Monate nach hinten. Wer im Januar aufräumt und vom Belegdatum ausgeht, vernichtet regelmässig einen ganzen Jahrgang zu früh. Auffallen tut das erst bei der nächsten Prüfung — und dann fehlt er.
Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, die übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen — insbesondere Handels- und Geschäftsbriefe — sechs Jahre.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist — nicht am Tag des Belegs. Genau daran wird ein Jahr zu früh entsorgt.
Die Frist läuft nicht ab, soweit die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist — etwa bei einer begonnenen Aussenprüfung oder einem offenen Rechtsbehelf.
Rechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt ebenfalls mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Nicht am Datum des Belegs, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist — so steht es in § 147 Abs. 4 AO. Eine Rechnung vom 15. Januar 2016 hat ihren Fristbeginn also am 31. Dezember 2016; die zehn Jahre laufen bis Ende 2026, und vernichtet werden darf sie ab dem 1. Januar 2027. Wer vom Belegdatum aus rechnet, entsorgt ein Jahr zu früh.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Zehn Jahre. Das ergibt sich eigenständig aus § 14b Abs. 1 UStG für Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinn und aus § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO für Buchungsbelege. Beide Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das gilt für Ausgangs- wie für Eingangsrechnungen.
Wie lange muss das Kassenbuch aufbewahrt werden?
Zehn Jahre nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO — es zählt zu den Büchern und Aufzeichnungen. Dazu gehören auch die Kassenberichte und die Belege. Bei einer elektronischen Kasse kommen die Einzelaufzeichnungen und die Daten der technischen Sicherheitseinrichtung hinzu; sie müssen während der ganzen Frist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar bleiben.
Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?
Zwei Jahre. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt das für die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Stunden, § 17 Abs. 1 MiLoG für die Aufzeichnungen bei geringfügig Beschäftigten und in den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Die zwei Jahre laufen dort ab dem Zeitpunkt der Aufzeichnung, nicht ab dem Jahresende.
Kann die Frist länger laufen als berechnet?
Ja. Nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, soweit die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Das betrifft vor allem eine begonnene Aussenprüfung, einen offenen Einspruch oder eine vorläufige Steuerfestsetzung. Solange so etwas läuft, bleibt der Ordner stehen — unabhängig vom Rechenergebnis.
Wie lange darf ich eine Personalakte aufbewahren?
Dafür gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist — die Frage steht sogar umgekehrt. Nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Einzelne Bestandteile haben eigene Fristen und bleiben deshalb länger: Lohnunterlagen sechs Jahre nach § 41 EStG, Arbeitszeitnachweise zwei Jahre. Der Rest ist zu löschen, wenn kein Zweck mehr besteht.
Darf ich Papierbelege einscannen und wegwerfen?
Grundsätzlich ja: § 147 Abs. 2 AO lässt die Aufbewahrung auf Bild- oder Datenträgern zu, wenn die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt und die Daten während der Frist jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sind. Ausgenommen sind Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, die im Original bleiben müssen. In der Praxis verlangt das eine dokumentierte Vorgehensweise beim Scannen.